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Descriptif

Bcal est un logiciel de gestion des temps de présence des agents au service public créé il y a 8 ans par un conservateur de bibliothèque municipale et un informaticien. Ils ont réalisé un produit simple avec des capacités uniques pour les établissements ouverts au public. Puis, le concepteur a souhaité offrir un produit modernisé, permettant un fonctionnement depuis n'importe quel PC connecté à Internet. Avec Pascal HYRONDE, ils ont réécrit BiblioCal. Ce logiciel peut gérer jusqu'à 10 000 agents sur une cinquantaine d'établissements publics : Il est donc parfaitement adapté aux collectivités de communes ou aux organismes publics. Voici quelques caractéristiques marquantes de ce produit :

  • BiblioCal vous permet d’ouvrir des postes pour chaque jour de la semaine (dimanche compris) dans des intervalles de 30 mn à 4 heures
  • BiblioCal gère l’aptitude de chaque agent pour chaque poste
  • BiblioCal permet l’équanimité de traitement entre les agents : il propose en priorité ceux qui doivent encore faire du service public.
  • BiblioCal n'impose aucune affectation, il propose tout ce qui est possible en respectant les choix et les contraintes des responsables.
  • BiblioCal signale tous les postes non affectés dans le planning, immédiatement.
  • BiblioCal offre une gestion des différents espaces et des postes très souple, s’adaptant parfaitement aux usages et aux activités de l'établissement.
  • BiblioCal est simultanément une puissante base de données pour la génération du planning et un tableur très léger sous EXCEL pour son adaptation quotidienne.
  • BiblioCal divise par 3 ou 4 le temps nécessaire à l’établissement des plannings hebdomadaires

Bcal permet d'affecter des agents ou des salariés à des postes de travail pour des créneaux définis et d'établir des plannings hebdomadaires automatiques.

Les qualités et les limites de BiblioCal

Page d'accueil
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Qualités

  • Souple dans les horaires d’ouverture
  • Propose une liste dynamique pour les agents à affecter aux postes
  • Permet la création de planning jusqu’à un an à l’avance
  • Modification du planning possible à tout moment
  • Visualise tous les postes d'un agent sur une semaine
  • Signale clairement les absences
  • Prévient les agents par mail
  • Maniement facile et intuitif pour l'utilisateur
  • Fonctionne en client/serveur
  • Echanges de données facile avec d’autres logiciels ou des SIRH du marché

Limites

  • Ne gère pas les temps de travail mais les temps de service public
  • Les créneaux d'ouverture de l'établissement sont fixés au paramétrage
  • Demande un paramétrage initial et spécialisé

Fonctionnement technique

BiblioCal repose sur une architecture dite Full Web. Il est écrit en PHP 7.2 et les données sont gérées dans une base de données MySQL. Ce socle technique garantit une parfaire compatibilité avec les standards et normes Internet. Il permet la mise à jour du logiciel en temps réel de façon automatique. Aucune licence n'est indispensable à son fonctionnement puisque les fichiers de plannings sont générés au format xlsx mais aussi au format odt.

Concepts

Établissements

Créneaux

Les créneaux peuvent couvrir 24 heures par jour tous les jours de la semaine (samedi et dimanche compris) et leur durée peut varier de 30 minutes à 4 heures. Bcal gère un établissement par base de données. Cet établissement doit avoir des horaires d'ouverture et peut être fermé pour certaines périodes.

Postes de travail

Les postes de travail peuvent être ouverts dans l'intervalle de ces heures d'ouverture. Ils peuvent également être ouverts quelques heures par semaine. Lorsque la liste des postes est complète et que leurs créneaux d'ouverture sont définis, le logiciel permet d'y affecter des agents d'après les critères suivants : présence des agents, qualification pour ces postes, nombre d'heures à effectuer par semaine type.

Agents

Lorsque l'on affecte un agent à un poste, le logiciel propose une liste en excluant les agents déjà affectés à un autre poste, ceux absents actuellement et ceux non qualifiés pour l'occuper. En tête de liste, se trouvent les agents les plus qualifiés pour le poste et ceux ayant effectués le moins de créneaux. Un agent peut avoir des horaires hebdomadaires différents par semaine type. Un agent peut, pour chaque poste, être spécialiste, compétent, débutant ou interdit. Ces qualifications permettent de restreindre le choix de l'agent pour le poste, de constituer des équipes homogènes et d'apprécier la polyvalence des agents.

Semaines type

Lorsque ces données sont rentrées, l'ensemble constitue une semaine type qui pourra être réutilisée pour les semaines suivantes. Plusieurs semaines types forment un cycle permettant le roulement des agents si nécessaire.

Absences

Si un agent est signalé absent, le logiciel indique alors automatiquement l'agent concerné en rouge afin que l'utilisateur procède à son remplacement. Si un agent revient plus tôt que prévu, l'utilisateur peut modifier la date et le logiciel corrigera les plannings en conséquence.

Création des plannings

Chaque semaine, il est possible de recopier la semaine type correspondante mais également de modifier l'affectation des postes pour cette semaine. Il est possible de ne pas affecter d'agent aux créneaux des postes. Il est possible également de fermer temporairement un poste. Moins il y a d'agent disponibles pour ce créneau, plus la couleur de l'agent alerte l'utilisateur.

Consultation et information

Les utilisateurs peuvent consulter le planning soit dans ACCESS, soit dans des fichiers EXCEL générés automatiquement chaque semaine. Les changements d'affectation sont signalés par mail uniquement aux remplacés et aux remplaçants. Un décompte des affectations et des créneaux effectués par agent est généré chaque semaine. L'historique des planning est disponible en permanence sur un an.

Paramétrage initial

Nous recommandons un paramétrage le plus soigné possible AVANT toute utilisation quotidienne. Cette étape peut paraître longue et fastidieuse, mais elle est indispensable pour une utilisation efficace. En effet, la précision des informations fournies à BiblioCal conditionnera le confort d‘utilisation quotidien. Il est possible de réaliser le paramétrage en interne. Néanmoins, l'important travail nécessaire peut justifier notre intervention afin de disposer d'un outil prêt à l'emploi.

Etablissement

Etablir la liste des établissements qui nécessitent la mise ne place de BiblioCal, ainsi que l'adresse postale, la personne de contact et éventuellement le site Internet.

Créneaux d'ouverture

Déterminer les plages d'ouverture en choisissant l'heure d'ouverture la plus matinale de la semaine et l'heure de fermeture la plus tardive. Déterminer la durée du créneau. Ce créneau peut varier de 10 minutes à 4 heures, mais sa durée est définitive pour l'établissement et tous les créneaux horaires qui en découlent. Du Lundi au Dimanche, indiquer tous les créneaux qui seront ouverts au public, de 0:00 à 23:59.

Semaines-types

Réfléchir à l'organisation des roulements dans les équipes : il est possible pour les agents de ne travailler qu'une semaine sur deux le samedi ou une semaine sur 4 le dimanche. Il faudra alors établir un roulement avec des semaines types.

Services

Faire la liste des services de l'établissement. Chaque poste sera ensuite rattaché à un et un seul service.

Postes

Liste et caractéristiques

Créneaux d'ouverture

Agents

Liste et caractéristiques

Aptitudes

Horaires des agents

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